Come intraprendere il favoloso lavoro dell’organizzatore di eventi?
Ecco qualche consiglio per avvicinarsi alla professione dell’Event Planner.

La Maratona di New York o l’antica Fiera del Bestiame in India; la Festa di San Patrizio a Dublino o il Palio di Siena; il Giro d’Italia o il Vinitaly di Verona; la festa delle contrade del tuo comune o l’inaugurazione della nuova pasticceria vicino a casa tua.

Questi eventi non hanno molto in comune, ma almeno una somiglianza c’è!
In ognuna di queste manifestazioni infatti non manca mai un regista che, “con la sfera di cristallo e le redini del cavallo” in mano, ma soprattutto con un po’ di intraprendenza, creatività e grande determinazione, ha saputo imbastire con successo un evento spettacolare.

Se credi che pianificare eventi possa essere il lavoro dei tui sogni, continua a leggere: di seguito ti propongo i miei 7 suggerimenti per diventare un Event Planner come me!

1. Valuta le tue abilità

Prima di lasciare il tuo lavoro attuale per diventare un organizzatore di eventi, prenditi il tempo necessario per valutare onestamente le tue abilità, per essere sicuro di avere ciò che serve per avere successo.
Devi avere chiaro ciò che ti aspetta: si tratta di un lavoro che puoi portare avanti con costanza solo se riflette perfettamente la tua personalità ed il tuo talento.

Non potrai mai nasconderti dietro le quinte dell’evento che stai progettando, perché tutto ciò che fai è sempre InScena, e in alcuni casi addirittura innanzi a migliaia di persone.

Gli organizzatori di eventi devono essere creativi e ben organizzati, e devono anche avere ottime capacità relazionali.
Gli eventi infatti si creano per e con altre persone, quindi il successo sta innanzitutto nell’essere in grado di ascoltare e capire ciò che i clienti vogliono, e nello sviluppare poi le opportune relazioni con i fornitori.

2. Impara a pianificare gli eventi

Quasi tutti gli eventi hanno componenti comuni, come per esempio l’utilizzo di un servizio catering o una particolare forma di intrattenimento; oppure l’invio di inviti o il noleggio di determinate attrezzature.
Organizzare eventi significa saper coniugare alla perfezione servizi e fornitori per ottenere il miglior risultato.

Nella pianificazione di un evento ci sono alcune operazioni che si ripetono sempre: la scelta della data, la lista di chi invitare, la valutazione precisa di quale sia il budget disponibile, l’organizzazione della timeline e del lavoro con i fornitori.

Per avere una preparazione più approfondita e professionale esistono molte scuole che propongono master e corsi.
In alternativa, da autodidatta, puoi imparare con apposite guide che si trovano in libreria.

3. Fai esperienza

Un modo semplice ed efficace per imparare è iniziare pianificando eventi per gli amici e per la propria famiglia.

Per esempio potresti entrare a far parte di un gruppo non-profit o un’associazione locale: questi enti generalmente organizzano feste ed eventi di vario genere, principalmente per la raccolta di fondi. In questo modo, mentre affini le tue abilità, otterrai il doppio vantaggio di aiutare una giusta causa e di prendere contatti nella comunità in cui vivi.

Un’altra idea potrebbe essere quella di organizzare volontariamente un’evento per la tua azienda, nel caso essa abbia un reparto di pubbliche relazioni. In questo modo, pur essendo pagato per il tuo solito lavoro, avrai la possibilità di sperimentare un diverso ruolo, e perchè no, una nuova carriera!

4. Creati un portafoglio

Un portfolio è una raccolta di campioni del tuo lavoro, e fa parte di quei documenti che possono suggerire alle persone motivazioni valide sul perchè dovrebbero assumerti.
Un portafoglio ti aiuta a distinguerti dagli altri candidati, ed a dimostrare di avere le capacità per svolgere il lavoro.
Il tuo portafoglio può includere immagini, lettere di raccomandazione e qualsiasi altra cosa in grado di mostrare ai potenziali clienti e/o datori di lavoro, quello che hai fatto o potresti fare.

Il materiale per il tuo portafoglio può esser raccolto da qualsiasi evento che hai organizzato (anche da una riunione di famiglia o festa di compleanno!) o da idee e temi che hai per gli eventi futuri.
Devi farti notare, quindi mostra il tuo lavoro migliore senza preoccuparti di preservare le tue idee!

5. Fatti assumere come organizzatore di eventi

Essere assunto come un organizzatore di eventi (anche se hai intenzione di aprire un’attività in proprio) ti darà preziosi contatti e rinvii per il futuro.
Le aziende che assumono professionisti di questo tipo possono essere hotel o resort, organizzazioni non-profit, centri congressi, country club e destinazioni di divertimento come i parchi a tema.

Alcune persone si fanno strada come organizzatore di eventi all’interno dell’azienda per cui lavorano, programmando per esempio cene o meeting aziendali.

6. Inizia il tuo business come Event Planner

Se la tua idea è quella di essere il titolare della tua Agenzia di organizzazione eventi, potrebbe essere il momento di fare il grande passo e creare il tuo business plan.
Alcune aziende di questo tipo sono a conduzione familiare, il che rende l’inizio attività più economico.

Quando si avvia la propria attività si dovrebbe considerare quali tipi di eventi si desidera pianificare in base alle proprie attitudini: di carattere commerciale come inaugurazioni di attività o sfilate di moda, piuttosto che di carattere sociale come feste in piazza o gare sportive amatoriali; oppure eventi a carattere artistico come concerti e mostre d’arte o anticonvenzionali come dirette televisive, flash mob, ecc.

7. Sviluppa una rete di contatti

Tutti sappiamo che al giorno d’oggi, per far carriera, in certi casi le conoscenze contano addirittura più del sapere.
Le relazioni più importanti che un organizzatore di eventi deve costruire sono quelle con i fornitori. Si tratta delle aziende che forniscono i prodotti ed i servizi: i ristoratori, i fioristi, società di noleggio attrezzature, gli alberghi, i fotografi, ecc

Con ognuno di essi è indispensabile programmare degli appuntamenti per costruire un rapporto di collaborazione, sulla base del quale siano previste particolari scontistiche solo a voi riservate, per la fornitura dei servizi.

Non stancarti di alimentare la tua carriera…

Non si diventa mai un perfetto organizzatore di eventi, perché è un lavoro in continua evoluzione.
Certamente uno dei modi migliori per avere successo è quello di cercare, in ogni occasione, nuove opportunità per imparare, annotandosi sempre ogni aspetto positivo e negativo che ha caratterizzato l’evento.

Partecipa a fiere e leggi tutto ciò che puoi in merito alla pianificazione degli eventi.
Cerca consigli di trendsetter e non avere paura di provare qualcosa di diverso.
Solo in questo modo potrai aprire le tende del tuo palcoscenico ed essere come un direttore d’orchestra: al centro della scena del tuo stesso spettacolo!